Haushaltsdokumente verwalten und organisieren - Haushaltstipp Nr. 450- Praktische-Haushaltstipps.de

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Haushaltsdokumente verwalten und organisieren

So bringt jeder Ordnung ins Chaos

Irgendwo muss doch die Garantie vom Luxuskaffeeautomaten sein! Und die Tv-Berichte fr den Autoverkauf, wo sind eigentlich die Arbeitszeugnisse fr die nchste Bewerbung? Und das Stammbuch ward auch ewig nicht gesehen...

Wem das bekannt vorkommt, der braucht diesen Artikel! Nie wieder lnger als zwei Minuten brauchen, um alle wichtigen Dokumente zu finden mit guter, gnstiger und dazu noch dekorativer Organisation.

Los gehts: Bringen wir Ordnung in Ihr Chaos.


Wie lsst sich ber Haushaltsdokumente der berblick behalten?
Das wichtigste zuerst: Alle Sammelstellen mit dem Titel "Diverses" oder "Sonstiges" werden eliminiert. Keiner wei nach einer Woche oder gar einem Jahr, was er damals unter "Divers" verstanden hat.

Die Ordner oder auch Kartons werden ab jetzt nach Themen beschriftet. Beim Abheften wird chronologisch vorgegangen, das neuste gehrt nach oben.

Briefe gehren nicht zurck in den Umschlag, sondern gelocht und abgeheftet. Ein Vermerk mit dem Erhaltsdatum sowie dem Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist sorgen fr weitere Klarheit.

Warum ist ein berblick ber Haushaltsdokumente so wichtig?


Erstens schreibt das Gesetz fr zum Beispiel Handwerkerrechnungen, Arbeitszeugnisse, Bankunterlagen und Co die Aufbewahrung fr vorgegebene Zeitrume vor. Zweitens lsst sich ohne Garantiebeleg nur wenig erreichen, sollte etwas kaputt gehen. Auch Versicherungspolicen sind unbedingt relevant, um den Versicherungsschutz zu gewhrleisten. Einige Dokumente mssen also sehr schnell gefunden werden, tritt der Fall ein.

Tipps und Tricks zur Dokumentenverwaltung


  • Anstatt einen Ordner fr alles zu haben und diesen dauerhaft zu berfllen, sind je mindestens einen Ordner fr ein Thema gefragt. Einen Ordner unbedingt nur zu maximal 80 % fllen, sonst wird das Blttern unmglich.
  • Dokumente, die weg knnen, sollten einmal im Jahr entsorgt werden, das hlt die Ablage schlank.
  • Kleine Kaufbelege und Minizettel gehren aufgeklebt oder in Hllen gesteckt; sie verlieren sich sonst.
  • Thermopapier verblasst mit der Zeit und darum ist es hilfreich diese Belege einzuscannen.

Generell knnen die meisten Dokumente heutzutage digitalisiert werden und mssen nur in einigen Fllen auch in schriftlicher Form aufbewahrt werden. Das hilft, den Papierberg einzudmmen. Die Datentrger sowie die enthaltenen Ordner werden genauso thematisch beschriftet wie die Aktenordner.

Extratipp: Ein Vermerk auf dem Papierdokument zum Dateinamen sowie umgekehrt im EDV-Dokument ein Hinweis auf den Aufbewahrungsort des Originals schafft weitere Ordnung und erleichtert die Suche.

Ablagesysteme helfen im Alltag


Kaum jemand hat Zeit, tglich seine Dokumente abzuheften. Aber ein Tag pro Woche oder Monat, je nach Aufkommen, sollte dafr reserviert werden.

In der Zwischenzeit kann man Schubladenboxen in den Alltag integrieren und die ankommenden Unterlagen bereits Thematisch ablegen. Ein groer Vorteil: sie sind direkt chronologisch sortiert. Trennbltter oder mehrfcherige Dokumentenmappen erfllen den gleichen Zweck, sind aber platzsparender. Wer nicht anders kann, als weiterhin Kartons zu verwenden, sollte auch hier genauso vorgehen, fr jedes Thema ein Karton. Unabhngig der Aufbewahrungslsung muss es einen zentralen Ort geben, an dem alle Dokumente verwahrt werden.

Regale bersichtlich gestalten


Die beschrifteten Ordnerrcken reichen grundstzlich aus, um die Suchzeit zu minimieren. Wer noch mehr will, beschriftet auch die Regalflchen und stellt direkt neben die Ordner seine Schubladenbox.
Kinder knnen eine organisierte Dokumentenverwaltung bereits in jungen Jahren lernen; angefangen mit dem ersten Sparkonto.

Im Notfall: Wenn es pltzlich brennt oder das Haus aus anderen Grnden verlassen werden muss, ist eine Tasche mit den wichtigsten Dokumenten hilfreich. Geschlossene Schubladenboxen oder Aktentaschen knnen einfach aus dem Regal genommen werden.

Einmal die Dokumente organisiert, wird sich sehr schnell der Erfolg einstellen: Keine vergessenen Rechnungen mehr, keine unbeantworteten Briefe und kein Streit mehr, wer was wohin gelegt hat.

Wetten, dass Ihre Fotos oder anderen privaten Dinge folgen werden?

(Dies ist Haushaltstipp Nr. 450)

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