Haushaltsdokumente verwalten und organisieren - Haushaltstipp Nr. 450- Praktische-Haushaltstipps.de

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Haushaltsdokumente verwalten und organisieren

So bringt jeder Ordnung ins Chaos

Irgendwo muss doch die Garantie vom Luxuskaffeeautomaten sein! Und die Tüv-Berichte für den Autoverkauf, wo sind eigentlich die Arbeitszeugnisse für die nächste Bewerbung? Und das Stammbuch ward auch ewig nicht gesehen...

Wem das bekannt vorkommt, der braucht diesen Artikel! Nie wieder länger als zwei Minuten brauchen, um alle wichtigen Dokumente zu finden mit guter, günstiger und dazu noch dekorativer Organisation.

Los geht´s: Bringen wir Ordnung in Ihr Chaos.


Wie lässt sich über Haushaltsdokumente der Überblick behalten?
Das wichtigste zuerst: Alle Sammelstellen mit dem Titel "Diverses" oder "Sonstiges" werden eliminiert. Keiner weiß nach einer Woche oder gar einem Jahr, was er damals unter "Divers" verstanden hat.

Die Ordner oder auch Kartons werden ab jetzt nach Themen beschriftet. Beim Abheften wird chronologisch vorgegangen, das neuste gehört nach oben.

Briefe gehören nicht zurück in den Umschlag, sondern gelocht und abgeheftet. Ein Vermerk mit dem Erhaltsdatum sowie dem Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist sorgen für weitere Klarheit.

Warum ist ein Überblick über Haushaltsdokumente so wichtig?


Erstens schreibt das Gesetz für zum Beispiel Handwerkerrechnungen, Arbeitszeugnisse, Bankunterlagen und Co die Aufbewahrung für vorgegebene Zeiträume vor. Zweitens lässt sich ohne Garantiebeleg nur wenig erreichen, sollte etwas kaputt gehen. Auch Versicherungspolicen sind unbedingt relevant, um den Versicherungsschutz zu gewährleisten. Einige Dokumente müssen also sehr schnell gefunden werden, tritt der Fall ein.

Tipps und Tricks zur Dokumentenverwaltung


  • Anstatt einen Ordner für alles zu haben und diesen dauerhaft zu überfüllen, sind je mindestens einen Ordner für ein Thema gefragt. Einen Ordner unbedingt nur zu maximal 80 % füllen, sonst wird das Blättern unmöglich.
  • Dokumente, die weg können, sollten einmal im Jahr entsorgt werden, das hält die Ablage schlank.
  • Kleine Kaufbelege und Minizettel gehören aufgeklebt oder in Hüllen gesteckt; sie verlieren sich sonst.
  • Thermopapier verblasst mit der Zeit und darum ist es hilfreich diese Belege einzuscannen.

Generell können die meisten Dokumente heutzutage digitalisiert werden und müssen nur in einigen Fällen auch in schriftlicher Form aufbewahrt werden. Das hilft, den Papierberg einzudämmen. Die Datenträger sowie die enthaltenen Ordner werden genauso thematisch beschriftet wie die Aktenordner.

Extratipp: Ein Vermerk auf dem Papierdokument zum Dateinamen sowie umgekehrt im EDV-Dokument ein Hinweis auf den Aufbewahrungsort des Originals schafft weitere Ordnung und erleichtert die Suche.

Ablagesysteme helfen im Alltag


Kaum jemand hat Zeit, täglich seine Dokumente abzuheften. Aber ein Tag pro Woche oder Monat, je nach Aufkommen, sollte dafür reserviert werden.

In der Zwischenzeit kann man Schubladenboxen in den Alltag integrieren und die ankommenden Unterlagen bereits Thematisch ablegen. Ein großer Vorteil: sie sind direkt chronologisch sortiert. Trennblätter oder mehrfächerige Dokumentenmappen erfüllen den gleichen Zweck, sind aber platzsparender. Wer nicht anders kann, als weiterhin Kartons zu verwenden, sollte auch hier genauso vorgehen, für jedes Thema ein Karton. Unabhängig der Aufbewahrungslösung muss es einen zentralen Ort geben, an dem alle Dokumente verwahrt werden.

Regale übersichtlich gestalten


Die beschrifteten Ordnerrücken reichen grundsätzlich aus, um die Suchzeit zu minimieren. Wer noch mehr will, beschriftet auch die Regalflächen und stellt direkt neben die Ordner seine Schubladenbox.
Kinder können eine organisierte Dokumentenverwaltung bereits in jungen Jahren lernen; angefangen mit dem ersten Sparkonto.

Im Notfall: Wenn es plötzlich brennt oder das Haus aus anderen Gründen verlassen werden muss, ist eine Tasche mit den wichtigsten Dokumenten hilfreich. Geschlossene Schubladenboxen oder Aktentaschen können einfach aus dem Regal genommen werden.

Einmal die Dokumente organisiert, wird sich sehr schnell der Erfolg einstellen: Keine vergessenen Rechnungen mehr, keine unbeantworteten Briefe und kein Streit mehr, wer was wohin gelegt hat.

Wetten, dass Ihre Fotos oder anderen privaten Dinge folgen werden?

(Dies ist Haushaltstipp Nr. 450)

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